Büroplanung im Finanzplan: Was gehört alles zur Büroausstattung?


Ein eigenes Unternehmen gründen – das ist leichter gesagt als getan. Für ein eigenes Unternehmen sind vielerlei Anschaffungen wichtig und notwendig. Vor allem die Planung der Büroeinrichtung ist einige Überlegungen wert, denn meist beschränkt ein festgelegtes Budget die Möglichkeiten der Einrichtung. Umso wichtiger ist bereits die Planung der Investition im Finanzplan. Einige Fragen kommen bei der Anschaffung von dem Interieur eines Büros auf, zum Beispiel wie hoch denn das eigen gesetzte Budget für die Ausstattung des Büros ist. Auch wichtig festzulegen sind die Prioritäten der zu anschaffenden Möbelstücke. Noch zu hinterfragen sind qualitativ hochwertige Möbelstücke, die als langfristige Investition gelten und für die ein bisschen mehr Budget festgelegt werden kann.

Notwendige Büroartikel und Mobiliar

Die genannten Möbelstücke können je nach Größe des Büros und Anzahl der Mitarbeiter variieren. Auch für den Zweck der auszuführenden Tätigkeit lassen sich geeignete Möbelstücke finden. So sollte ein Büro, in dem oft Treffen mit Kunden oder Partnern stattfinden, geräumiger sein und genügend Sitzplätze für alle Beteiligten beinhalten. Die Ergonomie im Büro ist äußerst wichtig, da die meisten Krankheiten – vor allem in Büros – heutzutage auf Rückenschmerzen beruhen. Durch ergonomische Verhältnisse zahlt sich die Investition aus und Mitarbeiter bleiben länger gesundheitlich erhalten.

Mobiliar / Interieur des Büros

• Ergonomischer Schreibtisch
• Ergonomischer Schreibtischstuhl
• Schreibtischlampe / ausreichend Beleuchtung
• Archivschränk / Archivregale
• abschließbare Schränke
• Sitzmöglichkeiten für Besucher
• eventuell Garderobenhaken
• eventuell Präsentationszubehör, beispielsweise Flipchart, Whiteboard, Beamer, Moderationskoffer
• Pinwände
• Großer Kalender mit Jahresübersicht

Technische Anforderungen an ein Büro

• (Mehrere) Computer / Laptops
• Internetzugang (W-LAN oder LAN-Kabel)
• Arbeitstelefon und Handys für unterwegs
• Drucker mit integrierter Scan- sowie Faxfunktion
• Taschenrechner
• Beschriftungsgerät
• Energiesparlampen
• Funktion zum Dimmen des Lichtes
• eventuell Kaffeemaschine sowie Minibar für Personalverpflegung oder Annehmlichkeit für Gäste des Büros

Bei den technischen Materialien sollte gründlich abgewägt werden, ob es nicht klüger wäre,manche Geräte zu leasen. Dabei ist meist eine regelmäßige Instandhaltung mitinbegriffen sowie ein Full-Operating. Im Fall der Kaffeemaschine wäre das dann ein Neubefüllen der Maschine mit Kaffeebohnen. Im Fall des Druckers beispielsweise wäre das eine Wartung des Druckers sowie ein in der Kostenpauschale enthaltene Austausch der Druckerpatronen. Technische Geräte im Büro sollten außerdem stets auf dem aktuellen Stand sein und Computer sollten stets eines der geläufigsten und aktuellsten Betriebssysteme haben. So ist ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet. Arbeitstelefone sind durchaus zu empfehlen, da die Mitarbeiter so untereinander die Möglichkeit haben, wichtige Arbeitsvorgänge per Anruf zu klären und gleichzeitig die eigene Privatsphäre zu wahren.

Kleinere Materialien fürs Büro

• Papier für den Drucker
• Stifte (Bleistift, Kugelschreiber, etc.)
• Textmarker
• Radierer, Tipp-Ex
• verschiedene Ordner für Archivierung
• Locher
• Tacker
• Büroklammern
• Ablagekörbe
• Schere
• Tesafilm
• Papierkorb
• Mülleimer für Plastikmüll
• Briefumschläge
• Stempelkissen
• individuelle Stempel fürs jeweilige Unternehmen
• Notizblöcke
• Post-ist
• Pins

Der Bedarf an den gesamten Einrichtungsgegenständen und Materialien kann anhand der Anzahl der Mitarbeiter und anhand der eigenen Unternehmensphilosophie erfasst werden. Ein kleines oder mittelständisches Unternehmen benötigt kleinere Büros mit weniger Mobiliar wohingegen ein Großkonzern mehrere Büros benötigt. Auch entsprechende Dekoration wie Bilder, Tapeten und Pflanzen sollten bereits im Finanzplan aufgenommen werden.

An den Kosten sollte nicht gespart werden, um eine Langlebigkeit der Produkte zu gewährleisten. Die meisten kleinen Utensilien fürs Büro – zum Beispiel Papier für den Drucker – können in großen Einkaufsmärkten, die extra auf Unternehmen spezialisiert sind oder im Internet bei einem B2B-Versandhändler wie KAISER+KRAFT käuflich erworben werden. Meist werden Sparpacks angeboten, bei denen die Materialien in größeren Vorratsmengen und mit Mengenrabatt veräußert werden.

Am Wichtigsten zu erwähnen ist bei der erstmaligen Anschaffung von Büromaterialien und Interieur, dass nach einer gewissen Relevanzliste gearbeitet werden sollte. Der gesetzte Budgetrahmen sollte eingehalten werden und Extras wie beispielsweise ein Konferenztisch oder ein Kaffeeautomat sollten dann für die nächste Periode beanschlagt werden insofern sie außerhalb des Budgetrahmens liegen. Unternehmen haben darüber hinaus den Vorteil der linearen Abschreibung. So können Anschaffungskosten von Mobiliar auf die jeweiligen Jahre (meist 13 Jahre) umgelegt werden und dadurch entstehen steuerliche Vorteile. Die Nutzungsdauer des Möbelstückes spielt dabei eine Rolle ebenso wie der Nettokaufpreis. Auch klug ist das Leasen von Bürotechnik. Eine Armortisationsrechnung ebenso wie eine Einschätzung der Rentabilität sollte ebenfalls bei jeder kaufmännischen Entscheidung miteinbezogen werden.

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