Die Abhängigkeit von Banken ein wenig reduzieren: Vorteile von Firmenkreditkarten


Natürlich müssen Sie mit einer Bank zusammenarbeiten, wenn Sie Firmenkreditkarten nutzen. Mit der etwas überspitzen Formulierung möchte ich auf etwas anderes hinaus. Firmen, die Mitarbeiter auf Dienstreise schicken, müssen diese mit den nötigen finanziellen Mitteln ausstatten. Sie überweisen einen Vorschuss auf das Konto des Mitarbeiters und dieser zahlt auf der Reise mit Geld, das er von seinem Konto abhebt.

Betrachten wir uns, wie dies in der Praxis aussieht. Außerhalb der Eurozone sind verschiedene Szenarien möglich:
• Der Mitarbeiter beschafft sich bei der Hausbank die benötigten Devisen.
• Er bezahlt unterwegs mit seiner Bankkarte.
• Vor Ort sucht er eine Bank um Geld in der Landeswährung abzuheben.
• Er beschafft sich die Devisen an einem Geldautomaten im Besuchsland.

Alle genannten Optionen sind weder praktisch noch finanziell von Vorteil. Abgesehen davon entstehen Probleme bei der Abrechnung, auf die ich später eingehen werde.

Der Ankauf von Devisen in Deutschland ist häufig nur zu einem ungünstigen Wechselkurs möglich. Außerdem kann die Summe nur geschätzt werden. Tauscht er einen zu großen Betrag, muss er später Rücktauschen, was wiederum mit Kosten verbunden ist. Zusätzlich besteht ein Risiko das Geld zu verlieren oder beraubt zu werden, wenn er höhere Summen in bar mit sich führt.

Das Zahlen mit der Bankkarte ist in vielen Ländern nicht möglich und zum Teil mit hohen Gebühren verbunden. Diese Option ist für Geschäftsreisen im Ausland nicht sinnvoll.

Die beiden anderen Optionen bedeuten, dass der Mitarbeiter auf der Geschäftsreise Zeit aufwendet, um eine Bank zu suchen. Da in einigen Ländern eine deutsche Bankkarte nicht von Geldautomaten akzeptiert wird, ist er in der Regel auf die Öffnungszeiten der Bank angewiesen. Hinzukommen auch bei dieser Variante hohe Kosten für die Kapitalbeschaffung.

Sehen wir uns nun an, wie eine Geschäftsreise abläuft, wenn eine Firmenkreditkarte zur Verfügung steht. Zur Wahl stehen:
• Corporate Cards
• Business Cards

Corporate Cards gibt es von verschiedenen Anbietern. Die Konditionen lassen sich in der Regel innerhalb gewisser Grenzen frei verhandeln. Typische Merkmale der Kartenart sind:

• Die Aussteller stellen eine große Anzahl von Karten zur Verfügung.
• Die Mitarbeiter bekommen eine auf Ihren Namen ausgestellte Karte.
• Die Abrechnungen erfolgen über die Konten der Mitarbeiter.
• Das Zahlungsziel beträgt zwei bis vier Wochen.
• Der Anbieter erstellt auswertbare Reports, meist über das Internet.

Der Mitarbeiter zahlt auf der Reise alle Ausgaben über die Firmenkreditkarte und bekommt nach Ende der Dienstfahrt die Auslage auf sein Konto überwiesen. Weder der Arbeitgeber noch der Mitarbeiter treten in Vorlage. Der Arbeitgeber überweist die in den Belegen ausgewiesene Summe nach der Reise auf das Konto des Mitarbeiters. Durch das längere Zahlungsziel ist das Geld eingegangen, bevor der Kreditkartenanbieter das Geld abbucht.

Business Cards werden in geringer Stückzahl ausgegeben und laufen oft auf den Namen der Firma. Die Anbieter rechnen direkt über das Firmenkonto ab. Auch bei diesen Karten erstellt der Anbieter auswertbare Reports. Diese Lösung ist preisgünstiger als das Nutzen von Corporate Cards. Dafür sind meist nur wenige Karten möglich und der Nutzer hat, über die Karte, einen direkten Zugriff auf das Firmenkonto. Ein Missbrauch ist daher möglich.

Andere Varianten bieten sich an, um Flüge und Hotels zu bezahlen. Eine sogenannte Reisestellenkarte ist eine fiktive Karte, die in einem Geschäftsreisebüro hinterlegt wird. Über diese lassen sich Flüge, Bahnfahrten und Mietwagen bezahlen. Die Anbieter belasten das Firmenkonto und erstellen eine kostenstellengerechte Abrechnung. Eine virtuelle Kreditkarte generiert eine Kartennummer, die nur einmalig zu nutzen ist. Unternehmen bezahlen mit dieser in der Regel Hotelkosten. Über die Karte ist ebenfalls eine Zuordnung zum Reisenden und zu Kostenstelle möglich.

Nun möchte ich noch kurz etwas zu der Abrechnung erwähnen. Ohne Firmenkreditkarte muss der Mitarbeiter sämtliche Belege in Papierform sammeln. Neben den Ausgaben auf der Reise muss er auch die Kosten für den Geldtausch erfassen und belegen. Im Betrieb sind die verschiedenen Kosten oft auf verschiedene Kostenstellen zu verbuchen. Die Abrechnungsbelege der Kreditkarten lassen sich in der Regel automatisch auswerten.

Geschäftsleute verwenden gern goldene Kreditkarten. Diese bieten zusätzliche Leistungen, wie Versicherungen für Auslandsreisen, an. Einen aktuellen Vergleich goldener Kreditkarten finden Interessierte auf kreditkarte.org.

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